一、系统背景

1、由于国家档案的改革要求文书档案要以件为基本归档单位，而原有的档案管理都是按照案卷为基本的归档单位。

2、由于各系统的特殊性，归档的文件类型比较复杂。原有的档案管理不能提供文件的著录、扫描功能，不能保证档案归档的完整性。

3、随着管藏档案的大量增加，原有的档案管理为单机版本，不能实现多人协同工作，不便于统一管理与维护。

4、由于办公场所地理分布问题，单机档案管理系统没有网络间的档案处理功能，不能充分的利用当前比较成熟的网络技术。

鉴于上述档案管理的盲点与不足，燕山大学计算机软件中心以国家档案管理规定为原则，立足于中国石油天然气管道局档案管理业务基础，研发了基于Internet的全内容检索的数字档案管理系统。

二、基于B/S结构的档案借阅和文件上报子系统功能介绍

该子系统主要是针对管道局的所有工作人员，通过系统可以为每一个办公人员注册用户帐号，工作人员通过自己的帐号在网上填写借阅单发送给档案管理员。对已经同意借阅的文件可以在网上查看。系统同时提供文件网上上报的功能。

三、基于B/S结构的档案信息管理子系统功能介绍

该子系统主要是用于档案馆的工作动态、相关政策法规以及开放档案的公开，为档案馆提供了信息发布门户。

信息门户在档案管理系统中的应用。

支持文件的全内容网上查阅、影像文件的在线播放。

符合国家档案管理和管道局档案管理标准。

支持扫描仪直接输入。

支持多媒体数据的存储。

通用性强。

采用文档数据库。

档案信息网络化，支持网上借阅、网上电子文件上传。

数据安全性的管理。

查询方式多样，支持全文检索。

数据加工能力强大。

样式齐全、功能强大的用户化报表。

纵观全国的档案管理信息系统，普遍采用基于服务器的C/S模式进行档案的管理。我中心经过仔细、充分的调研与论证，搭建起全新的基于Internet的C/S加B/S的双平台系统，充分发挥了两种平台的各自优点；本系统使异地同步的档案管理成为可能，大大提高了档案管理的效率，同时也大大的减少了档案管理的成本开销，使档案管理的水平有了质的飞跃。

本系统针对原单机版系统的不足，在功能上进行了全面的改进，以适应当前和以后档案管理工作的新的需要。

1、本系统全面的基于网络服务器平台，方便档案系统的统一管理，摈弃了原系统单机版本的旧模式；

2、本系统充分利用网络资源，创建了档案门户，同时实现了基于Internet的电子文件上传归档和电子文件的借阅功能；彻底改变了原系统不具有网络功能的严重缺陷；

3、本系统严格按照国家档案信息化建设的相关文件和发展策略，在具有以件为最小管理单位的基础上，还增加了相关档案接口，为以后的档案管理信息化建设的发展做铺垫。

4、本系统将原文扫描与目录著录无缝连接，省去起文件名，挂接等多余步骤；扫描界面单独为档案人员编制，简洁明了。 原文的图象文件的压缩采用国际标准格式，具有通用性，保护用户的劳动成果。压缩速度快，无等待时间，提高使用效率。

四、系统目标：

  · 全面的资源和信息共享，建立内部通讯和信息发布平台，消除信息孤岛。

  · 全新的信息交流方式。 

  · 各部门之间实现科学、高效、规范的协同工作环境。

  · 将企、事业单位所有的信息在办公系统上进行集中管理。

  · Intranet与Internet的平滑对接集成。实现移动办公。

  · 高效的决策支持：为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全校的办公业务，为领导者   决策调整提供支持。  

      五、子系统功能简介

一、基于C/S结构的档案业务处理子系统功能介绍

子系统包括档案馆各类档案的业务处理、电子文件的接收和归档、档案检索、档案借阅管理、档案移交、档案销毁、日常档案工作管理等。该系统界面美观大方、操作简单方便。

1、该子系统涵盖对档案馆六大类档案（文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、职工档案、实物档案）的日常管理工作。功能包括对各类档案的案卷管理、文件管理、各种报表打印输出、档案移交、档案销毁；文书档案文件级管理等。系统支持文件的著录、扫描；文件内容的全文检索、声像资料的在线播放和查看。

各类档案的案卷级管理（案卷属性著录）

采用卡片式录入方式。案卷级著录是将案卷的有关属性登录到系统中，包括案卷号、案卷标题、责任者、保管期限、密级、一级类目、二级类目、三级类目、编制日期、归档日期、页数等。具有增加、删除、修改、保存、卷内文件录入、案卷开放等功能。

文书档案的文件级管理（文件属性著录）

符合国家档案管理最新标准，系统可以以件作为最小的档案管理单位。采用卡片式录入方式。文件级登录是将文件的有关属性登录到系统中，包括文件号、文件材料题名、文件编号、责任者、等。具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、文件和图纸调入等功能。系统支持文件扫描功能。

各类档案的打印管理提供齐全的各种档案报表；包括：全引目录、案卷目录、卷内目录、案卷封面、备考表、移交清单、移交封面、销毁清单、借阅记录等。

档案移交

系统支持档案的批量移交。档案移交后可以对移交的档案进行打印，作为移交的备忘录。

档案销毁

系统为了方便档案的管理，支持档案的批量销毁。档案销毁后可以对销毁的档案进行打印，作为销毁的备忘录。

2、电子文件的接收、审阅和归档。该功能主要包括对管道局各部门通过网络报到档案馆的电子文件进行处理。对于合格文件系统可以针对不同的档案类别进行归档；对于不合格的文件可以退回到原部门重新处理。

3、档案借阅管理。主要包括借阅审批、借阅登记、借阅记录历史打印等。

4、档案的批量处理。档案工作大量的是录入工作，不可避免的会有录入错误的地方，如果是习惯性的错误就会产生批量的错误录入。考虑到如上原因，系统提供批量编辑修改功能。用户可以利用查询工具先把要批量编辑修改的记录查询出来在利用该工具进行编辑和修改。

5、档案馆日常工作管理。

针对档案工作内部的工作管理本系统也提供了强大的支持，包括档案人员登记管理，档案损坏、补救情况统计，“四参加”记录统计，利用效果记录，大事记，组织机构沿革等。